Fluxo de caixa: O maior aliado no crescimento de sua pousada

Lembro-me com clareza, há quase dez anos, sentado na cadeira dura de madeira da universidade pública onde eu estudava Administração, do meu professor de Finanças falando:

– Tudo é Fluxo de Caixa!

Ele explicava que qualquer decisão da empresa dependia dessa ferramenta. O fluxo de caixa diz se a empresa irá crescer ou não, se uma decisão deverá ser assim ou assado, enfim, é a resposta para TUDO.

Meu professor se chama Luiz Henrique, ele estava fazendo mestrado na época, ainda era um garoto nos seus vinte e poucos anos e tinha muito conhecimento, praticamente um pequeno gênio das finanças já dando aulas em universidade mesmo tão novo.

Eu o admirava pelos seus inquestionáveis conhecimentos, ainda mais por eu ser um fã notório de matemática e números. Porém, sinceramente, não entendia boa parte do que ele dizia. Essa, de “Tudo é fluxo de caixa”, demorou anos para me fazer sentido o que, à época, ele dizia como algo tão óbvio.

Como muitos dos ensinamentos que são passados na faculdade de administração, esses conceitos de finanças a gente só consegue realmente compreender quando usa na prática, ou seja, quando está no mercado. Eu fui compreender a importância do fluxo de caixa quando precisei da ferramenta para administrar minha pousada, empresa que adquiri totalmente falida, endividada e com necessidade de reformas e investimentos altíssimos. As finanças não apenas me fizeram reerguer a pousada e torná-la modelo em apenas um ano, mas também me ajudaram, após sofrer um ataque inesperado dos meus antigos sócios, a abrir um hostel do zero com menos de cinco mil reais, e igualmente torná-lo um sucesso (dessa vez sem sócios!).

Contarei em detalhes sobre como abri um hostel em um artigo futuro. Em breve!

Por enquanto, vamos estudar essa ferramenta milagrosa de finanças que pode fazer empresas voarem. Ou, se descuidada, pode também fazer empresas afundarem rapidamente.

O primeiro cuidado que temos que ter é de não complicar o que é simples. As Ciências da Administração são especialistas em fazer isso. Fluxo de caixa não é difícil, porém, quando procuramos por essas 3 palavrinhas no Google por exemplo, veja o que aparece:

Seja sincero, você ficou com vontade de abrir e estudar alguma dessas imagens? Eu não fiquei, parecem complicadíssimas de se entender!

E não para por aí. Se você procurar qualquer artigo ou vídeo sobre o tema, dará de frente com resultados falando sobre 5W2H, DFC, PME, PMP, Ciclo Econômico, Ciclo Operacional e mais um monte de termos estranhos e complicados.

Caso você queira passar em concurso público, ou se formar em administração, ou explicar para um investidor sobre as finanças da sua empresa, vai precisar desses termos todos. Mas se sua intenção é administrar uma empresa e fazê-la crescer, tudo isso é desnecessário e só serve para te confundir. Nesse artigo vou te explicar o que precisa fazer na prática para gerenciar corretamente suas finanças sem essas complicações todas. Boa leitura!

Fluxo de Caixa na prática

A primeira atitude que você deve ter é a de anotar tudo. Inúmeros livros e estudos sobre finanças explicam que anotar o que se gasta é um hábito importantíssimo para qualquer pessoa, o mesmo vale para empresas. O simples ato de anotar, segundo esses estudos, já faz com que os gastos caiam 20%, em média. Quer dizer, caso sua empresa gaste 5 mil reais por mês e você não sabe como, assim que começa a anotar gasto por gasto, no mês seguinte já deve economizar mil reais. Apenas por começar a anotar! Isso acontece porque nosso cérebro começa a pensar em cada gasto, e isso nos faz agir com mais racionalidade antes de efetuar pequenas compras, que geralmente são as que mais contam no fim do mês.

Tendo dito isso, vamos construir um fluxo de caixa na prática. Veja quais são os gastos mensais de um hostel:

Aluguel do imóvel: R$ 6.500,00, dia 01

IPTU: R$ 500,00, dia 05

Conta de água: R$ 900,00, dia 26

Conta de Luz: R$ 900,00, dia 26

Internet: R$ 120,00, dia 12

Salário do proprietário: R$ 800,00, dia 14

Salário das duas faxineiras: R$ 5.500,00, dia 5

Salário do vigia: R$ 2.700,00, dia 5

Produtos de limpeza: R$ 100,00, dia 18

Produtos de piscina: R$ 100,00, dia 18

Imposto a declarar: R$ 1.500,00, dia 22

Gás: R$ 130,00, dia 10

Produtos para o café da manhã: R$ 120,00, dias 5, 10, 15, 20, 25, 30

Contador: R$ 120,00, dia 09

Outros gastos: R$ 500,00 dias 10 e 25

Viu como assusta quando avaliamos todos os gastos que uma empresa tem? Se você somar tudo, vai desistir imediatamente de abrir seu negócio. O valor total dos gastos acima é de assustadores R$ 21.590,00 por mês.

Geralmente a análise que a maioria das pessoas faz é: “Bom, o aluguel da casa é 6.500 reais, a casa tem 7 quartos e 30 camas, cada cama aluga por 50 reais por dia. Então, o hostel ganha 45 mil reais por mês! Dá quase trinta mil reais de lucro!”

E aí que as empresas vão à falência…

Primeiro que o custo não é de 6.500 por mês, isso é só o aluguel. Como vimos, o custo é de mais de 20 mil/mês. Além disso, muitos dias ficarão com camas vazias, dificilmente o hostel ficará lotado 100% do tempo. Aliás, quase nunca ficará.

O cálculo correto é: “Bom, o hostel pode ganhar até 45 mil reais por mês. Considerando que eu possa manter as camas alugadas 60% do tempo, ou seja, ganhar 27 mil reais, posso ter um lucro mensal de mais de cinco mil reais. Tem um grande potencial! Porém, se eu não conseguir manter pelo menos metade das vagas sempre alugadas, meu negócio vai à falência.”

Veja que maravilha! Com uma simples construção de fluxo de caixa, eu já sei que preciso manter meu hostel com pelo menos metade das vagas sempre alugadas. Isso pagará todas as contas e ainda sobra um pouco todo mês para eu criar uma reserva de caixa e resguardar minha empresa em um período mais difícil. Não preciso fazer uma análise SWOT e nem fazer cálculos complexos para isso, em poucas palavras já consegui determinar exatamente como manter minha empresa sempre viva e lucrando!

Percebeu que, dentro dos gastos mensais, está um chamado “salário do proprietário”? O proprietário sou eu, isso quer dizer que pago salário para mim mesmo? A resposta é sim, e isso é uma dica muito importante para você proteger as finanças do seu negócio. Jamais misture suas contas com as contas da empresa, JAMAIS! Separe um valor para você comprar sua comida, pagar sua academia, e o que mais quiser gastar, mas nunca use dinheiro da empresa nos gastos pessoais.

Isso significa que o empresário vai viver com apenas 800 reais por mês? Olha, falando a verdade, no meu hostel o meu salário é de 750 reais, menos ainda do que o que usei neste exemplo. Com isso pago todas as minhas contas e minha alimentação (claro, não tenho filhos).

Mas não significa que só ganhe isso, esse é apenas o meu salário. Minha empresa também gera lucro, todos os meses, e o lucro fica guardado na conta da empresa. De tempos em tempos eu decido o que fazer com ele, posso reinvestir no hostel, comprar TVs novas, sofás novos, ou posso repassar o dinheiro para os sócios. No caso, apenas eu sou o sócio, então repasso o dinheiro para mim e, com ele, compro um carro, vou viajar, faço o que quiser.

Seguindo corretamente as dicas deste artigo, você certamente não terá problemas financeiros.

Agora vem a melhor parte. Como usar o fluxo de caixa para sua empresa crescer? Isso você faz com algo chamado “Projeção de fluxo de caixa”.

Projeção de Fluxo de Caixa

No exemplo acima o hostel tem um gasto mensal de R$ 21.590,00. Para fazer uma projeção, você precisa esticar esse valor por todo o tempo em que quer fazer seu estudo, por exemplo, seis meses. Em seis meses o gasto total será de R$ 129.540,00.

Agora, o que você quer ter em seis meses para poder dizer que sua empresa cresceu? Vamos imaginar que seu hostel é uma casa antiga e você quer renovar a elétrica, construir um banheiro novo e instalar um portão eletrônico. O custo total é de R$ 35.000,00 e você quer ter isso em seis meses.

A resposta já está no texto, para conseguir seus 35.000,00, você precisa de R$ 164.540,00, pois precisa tirar o seu gasto total do valor. Isso significa que precisa ganhar R$ 27.500,00 todos os meses, o que é o mesmo que manter uma lotação de 62%. Seu hostel tem 30 vagas, então todos os dias você tem que ter 19 vagas alugadas, nunca menos que isso.

Agora é simples, venda! Anuncie, divulgue, trabalhe muito e venda seu espaço. Vamos lá! 19 vagas alugadas todos os dias por seis meses, você deve bater essa meta!

Veja como fica sua projeção de fluxo de caixa:

Mês 1

Mês 2

Mês 3

Mês 4

Mês 5

Mês 6

Mês 7

Viu a mágica acontecer? De mês em mês o lucro foi aumentando, até que finalmente a obra foi possível de ser feita, no dia 06 do sétimo mês. Perceba que já se havia conseguido 35 mil reais antes disso, mas não se podia gastar ainda porque o aluguel, IPTU e salários já viriam em seguida. Uma pessoa sem controle de fluxo, assim que visse os 35 mil reais poderia gastar, o que a deixaria sem dinheiro para pagar as contas altas que vieram na sequência.

Você deve ter observado também que no primeiro mês o lucro ficou negativo no início. Isso é porque iniciamos sem nenhum valor inicial, o que, claro, na prática, não acontece. Sempre se inicia uma empresa com algum valor, que é o chamado Capital Inicial. Nessa nossa planilha, um capital inicial de R$ 4 mil é o ideal para estar sempre no verde.

Uma terceira análise interessante é como demora para o valor começar a subir, ele leva alguns dias para crescer e de repente diminui. Começa a crescer de novo, vem um gasto grande e diminui novamente. Por exemplo, o primeiro mês terminou com mais de 13 mil na conta, mas, cinco dias depois, já se tinha menos de três mil. Esse tipo de situação deixa os empreendedores apreensivos, ansiosos, parece que nunca terão dinheiro, mas esta planilha é a prova de que, com persistência, os resultados virão. Não se pode ficar com medo com os números baixos, e tampouco animado demais quando o dinheiro começa a aparecer. Siga estritamente os números e o planejamento na planilha!

Outro exemplo aonde podemos usar o fluxo de caixa para crescer é trabalhar com crédito/empréstimo/financiamento. Veja como:

Estávamos trabalhando com uma casa de sete quartos e trinta vagas, mas imagine que você não tenha espaço suficiente para alugar as 30 vagas. Vamos supor que a casa tem apenas 5 quartos e 20 vagas, ou seja, dois beliches em cada quarto. Você precisa, então, construir mais dois quartos e comprar mais 5 beliches, totalizando, assim, as 30 vagas que deve ter.

O custo do pedreiro para fazer os dois quartos é de R$ 15.000,00. O custo dos beliches é de R$ 3.000,00, totalizando R$ 18.000,00, mas você não tem esse dinheiro! Vamos então fazer um financiamento, mas será que é uma boa ideia? O fluxo de caixa é a resposta, vejamos o que ele nos diz, lembrando que agora temos apenas 20 vagas e partimos do princípio que 62% dessas vagas serão alugadas, o que são 13 aluguéis por dia: